Événements Sensibilisation et engagement
Il y a tant de choses à prendre en compte lors de l'organisation d'un événement. Avez-vous un lieu de réunion ? Qu'en est-il des déjeuners ? Avez-vous besoin de bénévoles ? Les dates coïncident-elles avec une autre conférence dans votre domaine ? L'équipement fonctionnera-t-il ? Allez-vous opter pour une formule hybride, en ligne uniquement ou en personne ? Qu'en est-il des événements parallèles ?
Qu'en est-il de la communication ?
Nous pouvons vous aider à élaborer un plan de communication pour votre événement et soutenir votre communication avant, pendant et après l'événement.
Commencez par un plan
Un bon plan vous aide à maintenir votre communication sur la bonne voie. Un plan peut comprendre les éléments suivants :
- Définir les objectifs de l'événement
- Définir les objectifs de communication
- Identifier vos publics
- Déterminer votre budget
- Développer vos messages clés
- Établir une identité visuelle
- Déterminer les canaux de communication souhaités
- Établir un calendrier pour la communication de votre événement
- Choisir les mesures de retour d'information et d'évaluation
Avant l'événement
Il s'agit de créer du bruit et de l'enthousiasme autour de votre événement. Les communications préalables à l'événement peuvent comprendre :
- L'annonce de la date et d'autres annonces
- Un site web ou une page d'accueil pour l'événement
- des campagnes d'e-mailing
- Campagnes sur les médias sociaux
- Sensibilisation des médias et création d'un dossier de presse
- Aperçu des coulisses
- Coup d'œil furtif
- Promotion d'un conférencier ou d'une activité
- Blogs, vidéos, infographies et autres contenus
Pendant l'événement
Maintenons l'excitation parmi les participants et engageons le dialogue avec ceux qui n'ont pas pu venir cette fois-ci :
- Mises à jour et diffusion en direct sur les médias sociaux
- Des articles de blog de synthèse quotidiens
- Sondage auprès des participants
- Mini-concours
- Entretiens avec les participants et les personnes clés
- Soutien aux médias
- Mises à jour sur l'événement
- Visibilité des sponsors
Après l'événement
Félicitations pour la réussite de votre événement ! Il est maintenant temps de tirer parti de votre réussite en continuant à impliquer ceux qui ont pu ou n'ont pas pu assister à l'événement :
- Envoyant des messages de remerciement aux participants, orateurs, sponsors, bénévoles et autres personnes clés
- Créer les points forts de l'événement et le contenu à retenir
- Demander un retour d'information sur l'événement
- Continuer à soutenir les médias
- Encourager les participants à continuer à travailler en réseau et à collaborer
- Fournir des informations sur les activités postérieures à l'événement, telles que les possibilités de publication de travaux de recherche
- Partager des aperçus de votre prochain événement